Gmailin ja Yahoon lähettäjävaatimukset: 30 minuutin tarkistus

Gmail ja Yahoo vaativat nyt enemmän niiltä, jotka lähettävät sähköpostia suurissa erissä. Viralliset säännöt koskevat lähettäjiä, jotka tavoittavat päivittäin tuhansia heidän käyttäjiään, mutta sääntöjen taustalla olevat tavat ovat muutenkin hyvää käytäntöä. Postilaatikkopalvelut arvioivat maineesi koosta riippumatta, joten pieni yritys pienellä listallakin hyötyy sääntöjen noudattamisesta.

Hyvä uutinen: tilanteen voi tarkistaa noin puolessa tunnissa ilman insinöörin taitoja.

Mitä säännöt vaativat

Selkokielellä suuret postilaatikkopalvelut haluavat neljä asiaa:

• Todisteen siitä, kuka olet. Viestisi täytyy olla todennettu eli sisältää tekniset allekirjoitukset, jotka osoittavat sen tulevan oikeasti sinun verkkotunnuksestasi.
• Helpon tavan lähteä. Markkinointiviesteissä pitää olla yksinkertainen peruutus, mielellään yhdellä klikkauksella, ja pyynnöt tulee hoitaa kahdessa päivässä.
• Vähän valituksia. Pidä niiden osuus, jotka painavat Ilmoita roskapostista, alle 0,10 prosentissa äläkä anna sen koskaan nousta 0,30 prosenttiin.
• Postia, jota vastaanottajat odottavat. Viestien tulee olla toivottuja, rehellisiä ja lähetetty kunnolla käyttöön otetusta verkkotunnuksesta.

Tarkistus 1: Todennus (noin 10 minuuttia)

Kolme käsitettä on tärkeää, ja kukin selitetään yhdellä rivillä:

• SPF on lista palvelimista, joilla on lupa lähettää postia verkkotunnuksesi nimissä.
• DKIM on digitaalinen allekirjoitus, joka lisätään jokaiseen viestiin, jotta vastaanottaja näkee, ettei viestiä ole väärennetty tai muutettu.
• DMARC on ohje, joka kertoo vastaanottajalle, mitä tehdä kun nuo tarkistukset epäonnistuvat, ja minne raportit lähetetään.

Gmail ja Yahoo odottavat myös kohdistusta (alignment): näkyvän lähettäjäosoitteen verkkotunnuksen pitää vastata SPF- ja DKIM-tarkistuksissa käytettyä verkkotunnusta.

Kokeile lähettämällä viesti omaan Gmail-osoitteeseesi, avaamalla kolmen pisteen valikko ja valitsemalla Näytä alkuperäinen. Etsi SPF:n, DKIM:n ja DMARC:n kohdalta merkintä PASS. Jos näet FAIL tai et mitään, kysy verkkotunnuksesi ylläpitäjältä tai katso lähetysalustasi ohjeista, miten puuttuvat tietueet lisätään. DMARC-tietueen voi aloittaa lempeästi arvolla p=none, joka tarkoittaa, että vain seurataan ja raportoidaan mutta mitään ei vielä estetä.

Tarkistus 2: Lähettäjäosoite (2 minuuttia)

Lähetä omasta verkkotunnuksestasi, esimerkiksi hei@yrityksesi.fi, äläkä ilmaisesta gmail.com- tai yahoo.com-osoitteesta. Nuo verkkotunnukset kuuluvat palveluntarjoajille, ja niillä muiden alustojen kautta lähetetty posti hylätään tai ohjataan helposti roskapostiin. Pidä myös lähettäjän nimi samana, jotta ihmiset tunnistavat sinut yhdellä silmäyksellä.

Tarkistus 3: Peruutus (5 minuuttia)

Jokaisessa markkinointiviestissä pitää olla:

• Selvästi näkyvä peruutuslinkki alatunnisteessa, ei haaleaa harmaata tekstiä valkoisella pohjalla.
• Yhden klikkauksen peruutussignaali viestin tekniikassa (List-Unsubscribe-otsake). Se mahdollistaa Peruuta tilaus -painikkeen, jonka Gmail voi näyttää nimesi vieressä.
• Toimintatapa, joka poistaa ihmiset nopeasti: ei kirjautumista, ei kyselyä eikä sähköpostiosoitteen kirjoittamista uudelleen.

Kokeile itse: tilaa uutiskirje varaosoitteella, lähetä itsellesi kampanja ja peruuta tilaus. Toimiko se yhdellä tai kahdella klikkauksella? Loppuivatko viestit oikeasti?

Tarkistus 4: Valitusprosentti (5 minuuttia)

Roskapostivalitus syntyy, kun joku painaa Ilmoita roskapostista sen sijaan että peruisi tilauksen. Postilaatikkopalvelut seuraavat tätä signaalia tarkimmin. Google tarjoaa ilmaisen Postmaster Tools -työkalun, jossa voit lisätä verkkotunnuksesi ja nähdä, miten Gmail sen näkee, kunhan lähetysmäärä on riittävä. Pienillä lähettäjillä dataa voi olla vähän, joten luota myös omaan havaintoosi: tuleeko vihaisia vastauksia?

Ihmiset ilmoittavat roskapostia, kun he eivät muista tilanneensa viestejä, kun viestejä tulee liian usein tai kun lähteminen on vaikeaa. Siksi:

• Lähetä vain niille, jotka ovat selvästi antaneet suostumuksen.
• Kerro liittyessä, mitä lähetät ja kuinka usein.
• Lepuuta yhteystietoja, jotka eivät ole avanneet mitään pitkään aikaan.
• Tee peruuttamisesta helpompaa kuin valittamisesta.

Tarkistus 5: Listan ja sisällön siisteys (5 minuuttia)

• Poista osoitteet, jotka palautuvat eli joihin viestejä ei pysyvästi voi toimittaa.
• Pidä otsikot totuudenmukaisina: ei valevastauksia eikä keinotekoista kiirettä.
• Vältä äkillistä suurta lähetystä usean kuukauden hiljaisuuden jälkeen. Nosta määrää vähitellen.
• Laita yrityksesi nimi ja yhteystiedot alatunnisteeseen, jotta vastaanottaja tietää, kuka kirjoittaa.

30 minuutin suunnitelma

1. Minuutit 0-10: lähetä testiviesti Gmailiin ja lue Näytä alkuperäinen -tulokset.
2. Minuutit 10-15: varmista, että lähettäjäosoite on omassa verkkotunnuksessasi.
3. Minuutit 15-20: tilaa ja peruuta tilaus testiosoitteella.
4. Minuutit 20-25: ota Postmaster Tools käyttöön ja merkitse muistiin poikkeamat.
5. Minuutit 25-30: kirjaa enintään kolme korjausta, kullekin vastuuhenkilö ja päivämäärä.

Perusasiat helpoksi

Näiden tarkistusten läpäiseminen ei ole kertaprojekti vaan kunnossapitoa. Kun hoidat sen hyvin, viestisi tavoittavat edelleen ne, jotka niitä pyysivät.

Jos et halua kamppailla verkkotunnuksen tietueiden kanssa yksin, CARIO Mailin kaltainen EU:ssa rakennettu alusta uutiskirjeille, kampanjoille ja yrityspostille on suunniteltu hoitamaan tämän pohjatyön, jotta voit keskittyä viestiin putkiston sijaan.